MasterContábil - Manual de orientação SPED Contábil

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Criado por: Danielaa

Criado em: 21.05.2012

Revisado por: Danielaa, Nayaras, Stellaa, Vanessam, Elieter

Atualizado em: 24.03.2014

Status: atualizado

Visitas: 5519

Observadores: 2

Colaboradores do conteúdo deste artigo: Lucianna Maria Guedes Gontijo ( Coordenadora Pedagógica )


Tabela de conteúdo

SPED Contábil

A obrigatoriedade da geração do arquivo o SPED Contábil o tornou uma das obrigações mais complexas de se cumprir em virtude dos diversos entendimentos. O sistema Mastercontábil contempla a geração desse arquivo e os passos a seguir o conduzirão no processo de geração do arquivo, bem como, o orientará no preenchimento de informações com foco na minimização de mensagens de erros. Mostraremos as informações mais relevantes para geração do SPED Contábil.

Para a validação dos dados cadastrais do arquivo SPED gerado no sistema Master Contábil, será necessária a revisão e preenchimento obrigatório das informações abaixo.

Cadastro de empresa

Rotina: Cadastro >> Empresa >> Alterar

Os dados cadastrais da empresa deverão ser informados corretamente.

Revise o preenchimento dos dados em destaque, bem como a revisão dos que já se encontram preenchidos principalmente os dados exigidos e validados pelo SPED tais como "Endereço Completo", "UF", "Código de Município", "Bairro", "CEP", "CNPJ", "Inscrição Estadual", "Registro na Junta" e "Nome da Junta Comercial".
Reg. Junta –Informe neste campo a informação referente ao registro da empresa na Junta Comercial que arquiva os atos constitutivos da empresa. Necessário ressaltar que o validador fará a verificação do número de registro informado aplicando regra de validação para a UF informada.

Quanto aos campos "Nome"e "N.Cpl" (Nome Completo) observe a orientação abaixo:
Nome –Confira a informação da razão social da empresa. Se a descrição completa da razão social não couber neste campo, preencha-o de forma abreviada e proceda no campo seguinte a descrição completa.
N. Cpl. –Neste campo deverá constar a razão social da empresa de forma completa sem abreviaturas.
Preenchendo os dois campos, o sistema exportará o conteúdo do campo "N.Cpl".
A informação contida no campo "Nome" apenas será exportada caso o campo "N.Cpl." esteja em branco .

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Na segunda página do cadastro da empresa, preencha todas as informações referentes ao contador. Os campos validados são:

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Contador -Informe o nome do contador;
CRC/UF:Informe o CRC e a UF do contador;
CPF- Informe o CPF do contador.
O programa validador faz a validação do CRC e a informação de Unidade de Federação.

Histórico Padrão

Rotina: Cadastro >> Histórico

Verifique os históricos existentes, se necessário, faça correções, pois, caso haja cadastro de históricos, esses serão enviados ao arquivo SPED. Revise o código e a descrição, campos passíveis de inconsistência na validação do arquivo SPED Contábil.

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Plano de Contas

Rotina: Cadastro >> Plano de Contas >> Alterar

O Plano de contas da Empresa deve ser organizado de acordo com a utilização das contas para o registro dos fatos contábeis observando o numero da conta e sua característica Devedora ou Credora.

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Alguns planos de contas tem apenas os grupos do 1-Ativo; 2 - Passivo; 3 – Despesa/Receitas e outros 1- Ativo; 2– Passivo; 3– Despesa; 4– Receita; 5– Resultado e outros grupos auxiliares como 6 , 7 etc – Neste caso a natureza dessas contas deve ser 09-Outras.

Pagina 2/2 (SPED Contábil e SPED FCONT)

O preenchimento da 2ª tela é obrigatório para as sociedades empresarias obrigadas à entrega dos arquivos magnéticos SPED Contábil e SPED FCONT.

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Código da Natureza da Conta: Selecione o código de natureza da conta, conforme Tabela Interna do SPED. Para selecionar, o usuário deverá pressionar a tecla <TAB> para que seja apresentada a seguinte tabela:
01 – Contas de Ativo;

02 – Contas de Passivo;

03 – Patrimônio Líquido;

04 – Contas de Resultado;

05 – Contas de Compensação;

09 – Outras.


Ambox notice.png Ao informar o Código de Natureza nas contas sintéticas até o 3º nível sistema sugerirá gravar para todo o grupo!


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Plano de Contas Referencial: Selecione a conta contábil, conforme Tabela de Plano de Contas Referencial mantido pela Secretaria da Receita Federal. Para selecionar, pressione a tecla <TAB>. A informação do Plano de Contas Referencial é facultativa para o SPED Contábil e obrigatória para o SPED FCONT.

Código de Aglutinação: Selecione o código de aglutinação cadastrado na rotina Cadastro >> Plano de Contas >> Código de Aglutinação de forma Automática ou Manual.

Ambox notice.png Ao informar Conta Referencial e Código de Aglutinação nas contas sintéticas do 4º nível sistema sugerirá gravar para as Contas Analíticas!


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Código de Aglutinação

Rotina: Cadastro >> Plano de Contas >>Código de Aglutinação


Os códigos de aglutinação são responsáveis pelo envio das informações do Balanço Patrimonial e da DRE – Demonstração de Resultado do Exercício para o SPED.

Existem duas formas de inclusão dos códigos de aglutinação e preenchimento no Plano de Contas sendo:
*Automática: Os códigos são incluídos pelo sistema;
*Manual: Os códigos são incluídos e associado às contas Contábeis pelo próprio usuário.

Inclusão Automática dos Códigos de Aglutinação

Rotina: Plano de Contas >> Código de Aglutinação >> Atribuir Aglutinação

Nessa rotina sistema irá criar a estrutura e os códigos de aglutinação baseando-se no último nível da conta sintética do grupo e preencherá automaticamente nas contas contábeis no Plano de Contas.
Caso o usuário necessite alterar o código de aglutinação na conta contábil, poderá utilizar a rotina Cadastro> Plano de Contas>> Alterar.

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Ambox notice.png Atenção: Antes de executar essa rotina certifique-se há backup atualizado. Após confirmar o processo não será possível reverter.


Ao acessar a rotina o sistema irá solicitar a confirmação da pergunta: Deseja Realmente Inserir os Códigos de Aglutinação baseado no Plano de Contas, ao informar “Sim”, será demonstrado uma alerta sobre o processo a ser executado.

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Em seguida, será identificado no plano de contas os grupos já existentes, como 1- Ativo, 2-Passivo, 3- Despesa/Custo, 4- Receita e 5- Sistema Auxiliar para criar no último nível de conta sintética os códigos de aglutinação.

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Para Plano de Contas com Grupo Misto, exemplo: Grupo 3 – Resultado/Custos/Receitas é possível fazer a “quebra” através do Filtro <F2> e discriminar a qual grupo pertence se R- Receitas ou D- Despesas/Custo.

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Ambox notice.png Atenção: Para os grupos auxiliares 5,6,7 etc; sistema demonstrará o indicador de grupo em branco para preenchimento pelo usuário.


Código de Aglutinação para as Contas Redutoras da Despesa e da Receita

Para as contas Redutoras da Despesa e da Receita é necessário fazer a "quebra" no Filtro F2 e informar o indicador de Grupo correspondente conforme figura abaixo:

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Após selecionar o grupo desejado, informe o grupo onde os valores deverão ser agrupados e defina o Indicador do Grupo sendo R - Receita ou D - Despesa, nesse caso o sistema atribuirá para as contas analíticas e para as contas Sintéticas P - Subtotal ou Total Positivo para a Receitas e N - Subtotal ou Total Negativo para a Despesa.

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Exemplo: A conta sintética 4.1.1.03 é uma conta redutora da Receita, embora esteja no grupo de Receita o valor será abatido, por isso ao invés de creditar a conta a mesma será debitada – Causando advertência na validação do SPED CONTÁBIL.
Poderá ser utilizado os filtros CTRL + F, CTRL + L ou CTRL + P para facilitar a busca da conta.
Após procedimento teclar <ESC> para prosseguir.
Sistema irá sugerir a confirmação do processamento para então criar e associar os códigos de aglutinação às contas Contábeis no Plano de Contas.

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Observe que o código de aglutinação será gerado exatamente da mesma forma que a estrutura do plano de contas utilizado pela empresa e seguirá definição padrão.
Será necessária a intervenção do usuário apenas para proceder os ajustes necessários quanto ao indicativo de Grupo através do Filtro F2 na geração dos códigos ou na rotina de Alteração do código de Aglutinação>>Indicador de Grupo para as contas redutoras.

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Para visualizar os códigos o usuário poderá acessar a rotina Cadastro>>Plano de Contas >> Código de Aglutinação>> Relatórios' e para visualizar a vinculação às contas Contábeis poderá acessar a Rotina Cadastro >> Plano de Contas >> Relatórios >> Modelo Vinculação com SPED.

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Inclusão Manual dos Códigos de Aglutinação

Rotina: Cadastro >> Plano de Contas >>Códigos de Aglutinação >> Definir Estrutura

O sistema permite a inclusão manual dos códigos de aglutinação, onde o usuário tem completa liberdade para construi-los na forma e estrutura que lhe convier. O processo de criação do plano de contas de aglutinação, seguirá o mesmo princípio de inclusão do plano de contas utilizado pela empresa, ou seja, define-se a estrutura e em seguida cadastra-se Códigos.
Primeiramente, deve-se fazer a definição da estrutura do código de aglutinação das contas contábeis. Para tanto, o usuário deverá acessar a rotina: Cadastro >> Plano de Contas >> Código de Aglutinação >> Definir Estrutura conforme tela abaixo:

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Informando“Sim”, o sistema exibirá o campo “Nova Estrutura”, conforme figura abaixo representada, para que o usuário digite a estrutura do código de aglutinação:

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* Inclusão do Código de Aglutinação

Rotina: Cadastro >> Plano de Contas >>Códigos de Aglutinação >> Inclusão

Definida a Estrutura o usuário deverá acessar a rotina: Cadastro>> Plano de Contas >> Código de Aglutinação >> Inclusão, na qual serão apresentados os seguintes campos para preenchimento, explicados a diante:

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Código de Aglutinação: Informe o código de aglutinação em conformidade com a estrutura.
Descrição: Informe a descrição do código de aglutinação.
Indicador de Grupo: Selecione o código de indicador de grupo, conforme especificado no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital - LECD. Para selecionar, o usuário deverá pressionar a tecla <TAB>, da qual será apresentada a seguinte tabela:
1 – Ativo;
2 – Passivo ou Patrimônio;
D – Despesa ou valor que represente parcela redutora lucro;
R – Receita ou valor que represente parcela redutora do lucro;
P – Subtotal ou total positivo;
N – Subtotal ou total negativo.
O indicador do grupo determinará a forma de exibição e, consequentemente os saldos nos relatórios gerados pelo SPED. Também são validados pelo programa validador SPED com impedimentos de importação em casos de divergências.
Os indicadores "1" e "2" serão utilizados APENAS para as contas analíticas e sintéticas do Ativo e Passivo;
Os indicadores "D" e "R" serão utilizados APENAS para as contas analíticas de resultado (Despesa e Receita);
Os indicadores"P" e "N" serão utilizados APENAS para as contas sintéticas de resultado (Despesa e Receita). Tem a função de permitir a exibição do subtotal nos relatórios exibidos pelo SPED. O exemplo abaixo denota a forma tradicional de utilização.


Ambox notice.png Atenção: A definição da descrição, função e funcionamento do código de aglutinação são prerrogativa e responsabilidade do empresário ou sociedade empresária.


Após a inclusão dos códigos de Aglutinação o usuário deverá acessar a rotina Cadastro >> Plano de Contas >> Alterar, selecionar a Conta Contábil e na página 2/2 informar o código de aglutinação.

Apuração de Resultado do Exercício

Rotina: Fim de Exercício >> Apurar Contas de Resultado

Para que o Balanço Patrimonial e a DRE – Demonstração do Resultado do Exercício sejam enviados para o SPED Contábil é necessário que o Resultado do Exercício esteja apurado trimestral (Março, Junho, Setembro e Dezembro) ou anual (Dezembro) e mediante a seleção no momento de geração do arquivo dos registros J100 – Balanço Patrimonial e J150 – DRE.


Ambox notice.png Atenção: Para os usuários que utilizam da Apuração Manual do Resultado deverão utilizar o Histórico dos Lançamentos de Apuração em Letra Maiúscula “APURACAO DE RESULTADO”


*Apurando Resultado no Grupo do Passivo

No caso do usuário apurar o resultado no grupo 2-Passivo ao gerar o arquivo deverá informar “NÃO” para a pergunta “Utiliza Grupo de Encerramento?”.

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*Apurando Resultado em Grupo Auxiliar ( Diferente do Passivo)

Para os usuários que apuram o Resultado em grupo diferente do Passivo deverá após a apuração do resultado, incluir um lançamento no último dia do mês da apuração, transferindo o resultado para a conta de Lucro ou Prejuízo do grupo 2- Passivo e utilizar obrigatoriamente o histórico em Letra Maiúscula “APROPRIACAO DA APURACAO DE RESULTADO”.
No momento da geração do arquivo deverá informar “SIM” para pergunta “Utiliza grupo de Resultado?”.

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Análise de Consistência

Rotina Outros >> Arquivos de Dados >> Análise de Consistência

Nesta rotina serão verificadas possíveis inconsistências de cadastros e que poderão impedir a importação ou validação do arquivo SPED, possibilitando o usuário fazer as devidas correções antes da geração.

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Analise de Movimentação

Rotina Outros >> Arquivos de Dados >> Análise de Movimentação

É uma ferramenta utilizada para identificar incorreções da escrituração e danificação no banco de dados que possivelmente impedirão a importação e validação do arquivo SPED, possibilitando o usuário a correção dos dados antes da geração do arquivo.

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Geração do arquivo SPED Contábil

Rotina: Outros >> Arquivos de Dados >> Arquivos Magnéticos >> Arquivo SPED

Executados os procedimentos de conferência de Cadastros e Movimentações o usuário poderá gerar o arquivo SPED para posterior importação e validação no PVA - ECD ( SPED Contábil).
Serão solicitadas as seguintes informações para geração do arquivo:

1ª Pagina:

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Selecione as seguintes informações e as defina conforme segue:

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Escrituração contábil descentralizada –Informe se a escrituração dessa empresa é ou não centralizada; caso deseje gerar descentralizada deverá informar o código da filial;

Período da declaração dos dados – Informe o período da declaração a ser gerada;

Indicador de situação especial –Informe se o arquivo se refere a:
"0" – Abertura;
"1"- Cisão;
"2" - Fusão;
"3"- Incorporação;
"4"- Extinção;

Código instituição responsável pela administração – Informe o código a instituição responsável conforme a tabela de código externo disponível no programa validador SPED através da opção Ajuda (F1) >> Tabelas Externas: "1" - Banco Central; "2" - Superintendência de Seguros Privados - Susep; "3" - Comissão de Valores Mobiliários – CVM; "4" - Agência Nacional de Transportes Terrestres – ANTT; "AC" - Acre; "AL" -Alagoas; "AM" - Amazonas; "AP" - Amapá; "BA" - Bahia; "DF" - Distrito Federal; "CE" - Ceará; "ES" - Espírito Santo; "GO" - Goiás; "MA" - Maranhão; "MT" - Mato Grosso; "MS" - Mato Grosso do Sul; "MG" - Minas Gerais; "PA" - Pará; "PB" - Paraíba; "PE" - Pernambuco; "PR" - Paraná; "PI" - Piauí; "RJ" - Rio de Janeiro; "RN" - Rio Grande do Norte; "RS" - Rio Grande do Sul; "RR" - Roraima; "RO" - Rondônia; "SC" - Santa Catarina; "SE" - Sergipe; "SP" - São Paulo; "TO" - Tocantins; "0" - Sem inscrição cadastral em outra entidade.


Ambox notice.png Se o contribuinte for ISENTO, insira como sendo código de instituição, o código 00.


Código do cadastro do empresário ou sociedade empresária – Informe o número da inscrição cadastral do empresário ou sociedade empresária que, legalmente, tenha direito de acesso ao livro contábil digital, exceto SRF e SEF que jurisdicionam o estabelecimento do empresário/sociedade empresária.

Selecionado o código da instituição responsável pela administração, informe o código do cadastro nesta instituição. Exemplo: Se selecionado "MG" – Secretaria da Fazenda de Minas Gerais, ou equivalente, informe a inscrição estadual da empresa na Secretaria da Fazenda de Minas Gerais.


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Gerar somente contas movimentadas (I050) – Informe se o arquivo será gerado contendo apenas as contas contábeis movimentadas durante o período. Opção útil para empresas que utilizam plano de contas único ou com muitas contas inativas;

Gerar I051 – Plano de Contas Referencial – Informe se o arquivo será gerado contendo o plano de contas referencial;(Registro Facultativo para o SPED Contábil, porem obrigatório para o FCONT);

Gerar somente históricos movimentados (I075) – Informar se deseja ou não enviar apenas os Históricos utilizados na movimentação do período escriturado. Opção útil para empresas que utilizam cadastro único de históricos ou com históricos inativos;

2ª Página

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Gerar registros de aglutinação (I052, J005, J100, J150) –Informar se deseja ou não enviar os registros I052 – Códigos de Aglutinação, J005 - Data de Apuração do Resultado, J100 - Balanço Patrimonial) e J150 - DRE – Demonstração do Resultado do Exercício.

Gerar registros de outras informações (J800) –Informar se deseja ou não enviar outros relatórios em formato RTF. Ao informar sim será solicitado o caminho de busca do arquivo:

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Após a seleção será demonstrado o caminho e o sistema sugerirá novos arquivos.

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Utiliza Grupo de Resultado para Encerramento – Informe “SIM” apenas para casos em que o usuário utiliza o encerramento do resultado em grupo auxiliar, ou seja, diferente do grupo 2-Passivo, nesta situação deverá obrigatoriamente fazer lançamento de transferência do Resultado do grupo auxiliar para o Passivo no último dia do período da apuração com seguinte histórico “APROPRIACAO DA APURACAO DE RESULTADO”.


Termo de Abertura

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Número de ordem de instrumento de escrituração – Número de ordem do livro contido no arquivo. Exemplo: "001"

Finalidade a que se destina o instrumento – Natureza do livro que será registrado. Exemplo: “Livro Diário”.

Data de arquivamento dos atos constitutivos – Data de arquivamento do contrato social na junta comercial ou órgão competente. Exemplo: “01/01/2000”.

Data de arquivamento dos atos de conversão da sociedade – : Informe a data correspondente. Quando houver a conversão da sociedade Simples em sociedade Empresaria (Antigas sociedades Civis registrada em cartório e foram obrigadas a se registrarem nas juntas comerciais) se tornando sociedade Empresaria.

Termo de Encerramento do Livro

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Número de ordem de instrumento de escrituração – Número de ordem do livro contido no arquivo. Exemplo: "001"
Finalidade a que se destina o instrumento – Natureza do livro que está sendo registrado.
Exemplo:"Livro Diário".
Período de escrituração – Informe o período da presente escrituração. Mesmo período informado na opção Período de Declaração dos Dados.
Exemplo: Se o arquivo se refere ao período de "01/01/2012" a "31/12/2012", este é o período contido no livro registrado.

3ª Página

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CPF do Signatário: - Será preenchido automaticamente pelo Sistema quando informado no cadastro da empresa. CPF do responsável pela sociedade empresária.

Nome do Signatário: - Será preenchido automaticamente pelo Sistema quando informado no cadastro da empresa. Pessoa que irá assinar os livros.

Qualificação do Assinante:- Será Preenchido automaticamente pelo sistema quando informado o declarante no cadastro da empresa. Informe a descrição da qualificação do assinante conforme tabela de qualificação de assinantes do Departamento Nacional de Registro do Comércio – DNRC.

Código de Qualificação do Assinante: - Informe o código da qualificação do assinante conforme tabela de qualificação de assinantes do Departamento Nacional de Registro do Comércio – DNRC.
Código da qualificação do assinante –Código do assinante:
"203"– Diretor;
"204"– Conselheiro de Administração;
"205"– Administrador;
"206"– Administrador do Grupo;
"207"– Administrador de Sociedade Filiada;
"220"– Administrador Judicial – Pessoa Física;
"222"– Administrador Judicial – Pessoa Jurídica – Profissional Responsável;
"223" – Administrador Judicial/Gestor;
"226"– Gestor Judicial;
"309"– Procurador;
"312"– Inventariante;
"313"– Liquidante;
"315"– Interventor;
"801"– Empresário;
"900"– Contabilista;
"999"– Outros.



Ambox notice.png Atenção: Quando a empresa possuir mais de um Responsável assinante, o mesmo deverá ser incluído nessa rotina através da tecla <F2>, exceto o contador que será enviado automaticamente se informado no cadastro da empresa no campo de Contador.


Após finalizar o preenchimento das informações solicitadas, o arquivo magnético será gerado na pasta: \MCONT\ARQUIVOS, no formato SPED_XX.???– Sendo:
SPED para identificar o arquivo magnético das informações de escrituração contábil,
XX o código da filial declarante, para qual será gerado o arquivo magnético;
??? a extensão para identificar o código da empresa declarante.

Para importação e validação será necessário proceder o download do PVA - ECD Programa Validador e Assinador do SPED Contábil disponível nos site da Receita Federal [1].

Importação e Validação do Arquivo Magnético

Para validação do arquivo magnético, o usuário deverá:

1. Acessar o programa SPED Contábil, utilizar o atalho' ou clicar na opção Arquivo>> Escrituração Contábil >> Validar Escrituração Contábil ou utilizando o comando Ctrl+V, conforme indicado na figura a seguir:

MCONTSPEDCTB34.PNG


2. Após clicar na opção acima referida, será disponibilizado o campo para indicação da localização do arquivo a ser validado, conforme indicado na figura a seguir:

MCONTSPEDCTB35.PNG


3. Após execução dos procedimentos acima, o aplicativo exibirá relatórios para consulta do usuário.


4. Existindo inconsistências o PVA retornará com o Relatório de erros e advertências para que sejam corrigidos no sistema Master Contábil e gerado novo arquivo para validação.

MCONTSPEDCTB36.PNG

5. Após as correções a validação procederá com sucesso e o arquivo poderá ser assinado digitalmente para posterior transmissão à Receita Federal através do programa Receitanet.


MCONTSPEDCTB37.PNG

Visualização de Relatórios no PVA SPED Contábil

Finalizado o processo de validação sem erros, a movimentação contida no arquivo (Livros diários, razão, demonstrações de resultado e balanço) poderá ser visualizada através da rotina "Escrituração Contábil >> Visualizar >> Visualizar Escrituração".

NGCONTABIL33.PNG

Transmissão do Arquivo

A transmissão do arquivo para a base da Receita Federal deverá ser feita através da seleção da opção de menu "Escrituração Contábil >> Transmitir".

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